Nachdem im vorherigen Beiträgen die organisationalen Rahmenbedingungen thematisiert wurden, wird jetzt auf individuelle oder personale Faktoren eingegangen, die für den Erfolg eines Wikis wesentlich sind. Nicht berücksichtigt werden dabei Faktoren, die in der Persönlichkeit eines Individuums liegen, z. B. der Intelligenz, dem Grad der Extravertiertheit oder dem Bedürfnis nach Struktur. Auch wenn diese Unterschiede zwischen Individuen natürlich Einfluss auf die Beteiligung eines einzelnen Mitglieds an einem Wiki haben, können sie nur schwer durch allgemeine Maßnahmen – organisationaler oder technischer Art – verändert oder verstärkt werden. Beschrieben werden hier deshalb als personale Faktoren die Relevanz der Inhalte des Wikis für die eigene Arbeit, die Möglichkeit, Spaß und Interesse an der Mitarbeit am Wiki zu haben, und die Schulung einer spezifischen Medienkompetenz. Thematisiert wird, wie wichtig es ist, Rückmeldungen von anderen Nutzern zu erhalten und sich selbst als kompetent zu erleben.

Die Inhalte des Wikis sind relevant für die Praxis

Ein positives Kosten-Nutzenverhältnis ist ein entscheidender Faktor für die Partizipation von Nutzern an Wikis. Die Relevanz der Inhalte des Wikis für die eigene Arbeit ist hier als wesentlicher Nutzenfaktor zu sehen. Erlebt der Nutzer, dass ihn die Informationen im Wiki bei der täglichen Arbeit unterstützen, wertvolle Quellen oder Ansprechpartner aufzeigen oder aufwendige eigene Recherchen ersparen, erhöht das die Motivation, auch das eigene Wissen bereitzustellen. Im besten Fall erlebt der Nutzer die Beteiligung am Wiki als eine Arbeitserleichterung, z. B. weil Arbeitsabläufe effizienter und schneller sind, doppelte Arbeiten vermieden oder Informationen schneller gefunden werden. Klar ist, dass in der Anfangsphase, die Beteiligung am Wiki zunächst zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet, z. B. weil vorhandene Informationen übertragen werden müssen, neue Abläufe sich erst einspielen müssen oder das Einarbeiten in ein neues Werkzeug aufwendig ist. Es kommt darauf an, dass der persönliche Nutzen, den die Mitglieder aus der Beteiligung am Wiki ziehen, langfristig überwiegt und – wo dies nicht der Fall ist – der Einsatz des Wikis oder die Rahmenbedingungen überdacht und korrigiert werden.

Um sicherzustellen, dass die Inhalte des Wikis praxisrelevant sind, sind zwei weiter oben bereits beschriebene Aspekte zentral. Zum einen sollten die späteren Benutzer des Wikis frühzeitig in die Konzeption des Wikis mit einbezogen werden, um deren Bedürfnisse und Anforderungen zu kennen und berücksichtigen zu können. Wo dies nicht erwünscht oder möglich ist, sollte zumindest eine spätere Korrektur der Konzeption möglich sein. Zum anderen ermöglicht die offene Struktur des Wikis den Nutzern, wichtige und für sie relevante Themengebiete in das Wiki mit aufzunehmen und das Wiki umzustrukturieren und zu ergänzen.

Die Beteiligung am Wiki macht Spaß und geschieht aus Interesse am Thema

Idealerweise macht die Beteiligung am Wiki den Nutzern Spaß. Das kann zum einen aufgrund des allgemeinen oder speziellen Interesses an dem Thema des Wikis der Fall sein – oder, weil die Arbeit an dem Wiki selbst Spaß macht. Das wird im Kapitel 5 unter den Überschriften Flow-Erleben und Thematisches Interesse näher beschrieben. Eine wesentliche Voraussetzung für das Erleben von Flow ist, dass die Tätigkeit genau den Schwierigkeitsanforderungen eines Nutzers entspricht, also weder zu leicht noch zu anspruchsvoll ist. Daraus ergibt sich, dass die Mitglieder größtmögliche Freiheit haben sollen, zu wählen, wie sie sich ins Wiki einbringen wollen. So mag es dem einen Nutzer Spaß machen, die Texte des Wikis auf Rechtschreib- und Zeichenfehler zu korrigieren, ein anderer feilt gerne an treffenden und verständlichen Formulierungen, wieder ein anderer schreibt gerne und schnell einen groben Überblick über ein Themengebiet oder strukturiert einen Artikel vor. Eine zu starke Vorgabe von Struktur und Aufgaben kann dazu führen, dass ursprünglich intrinsisch motivierte Nutzer sich an zu starken Vorgaben stören und ihre Beteiligung zurücknehmen. Ähnliches gilt für das Interesse am Thema: Die einzelnen Mitglieder eines Wikis sollten die Möglichkeit haben, sich entsprechend ihren Interessen und Kompetenzen einbringen zu können. Dazu gehört auch die Offenheit, neue Themen oder Inhalte ins Wiki mit aufnehmen zu können, die in der ursprünglichen Konzeption oder der aktuellen Struktur des Wikis nicht vorgesehen waren.

Die Nutzer erwerben spezifische Medienkompetenz

Ob ein Nutzer sich motiviert an einem Wiki beteiligt, Spaß an der Mitarbeit entwickelt und dabei selbst von der Mitarbeit am Wiki profitiert, hängt auch davon ab, wie kompetent und sicher der Umgang mit dem Werkzeug Wiki möglich ist. Eine Voraussetzung dafür ist die weiter oben beschriebene Bedienfreundlichkeit des Wikis, die eine einfache und intuitive Nutzung erlaubt. Auch die Verfügbarkeit einer guten Hilfefunktion oder eines gut lesbaren Handbuchs trägt dazu bei, dass die Nutzer das Werkzeug Wiki kompetent nutzen können. Da umfangreiche Handbücher oder eine komplexe Hilfefunktion abschreckend wirken können und bei unerfahrenen Nutzern den Eindruck erwecken, die Bedienung des Wikis sei sehr kompliziert, kann eine Kurzhilfe hilfreich sein. Diese Kurzhilfe fasst sehr kurz und übersichtlich die wesentlichen und grundlegendsten Funktionen zusammen und erleichtert neuen Nutzern den Einstieg. Erfolgt die Formatierung und Strukturierung des Textes mit Hilfe von Tags, die eingegeben werden müssen, ist eine Übersicht über die wichtigsten Tags und Befehle wichtig, die der Nutzer ausdrucken und neben die Tastatur legen kann.

Darüber hinaus können auch direkte Ansprechpartner für Bedienschwierigkeiten oder Probleme neuen Benutzern die Einarbeitung erleichtern. Bewähren kann sich ein Mentorenprogramm, in dem neue Mitglieder von erfahrenen und länger aktiven Mitgliedern betreut werden. Dabei hat ein neues Mitglied als Mentee einen festen Mentor, der beim Einstieg begleitet und für Fragen offen ist. Hilfreich kann es auch sein, Einführungsschulungen in die Bedienung des Wikis zu geben, in der die Bedienung des Wikis nicht nur erklärt und vorgestellt wird, sondern auch unter Anleitung geübt werden kann. In vielen Fällen wird durch das aktive Ausprobieren unter Anleitung erst klar werden, dass die Bedienung des Wikis tatsächlich einfach und intuitiv möglich ist und auch von unerfahrenen Nutzern schnell erlernt wird. Auf die didaktische Gestaltung solcher Einführungsschulungen soll hier nicht weiter eingegangen werden. Klar sollte aber sein, dass sie auf die Zielgruppe und den Einsatzzweck des Wikis abgestimmt sein müssen. Grundsätzlich sollten sie weniger frontal Informationen vermitteln, als vielmehr Raum für das Ausprobieren der Möglichkeiten des eingesetzten Wikis lassen.

Das bis hier Beschriebene bezieht sich zunächst nur auf die technische Seite und die Vermittlung einer Kompetenz im Bezug auf die funktionalen bzw. technologischen Komponenten eines Wikis. Genau so wichtig kann es sein, den Nutzern eine Medienkompetenz im Bezug auf die Integration des Wikis in die eigenen Arbeitsabläufe und einen effektiven Einsatz des Wikis zu vermitteln. So wird es z. B. den einen oder anderen Überwindung kosten, einen unfertigen, fragment-artigen Text mit den anderen Mitglieder zu teilen, leere Wiki-Seiten anzulegen oder einen nur durch Überschriften vorstrukturierten Text im Wiki zu veröffentlichen. Das Prinzip der einfachen Zugänglichkeit und Offenheit von Wissen und Information kann für Nutzer, die es gewohnt sind, dass die Inhalte der eigenen Festplatte nicht von anderen einsehbar sind, zunächst ungewohnt sein. Auch die Anforderung, Texte anderer Mitglieder zu editieren und zu verändern, kann zunächst der gewohnten Arbeitsweise widersprechen. Neben einer Ermutigung, sich auf das Prinzip Wiki einzulassen, ist aber auch ein ständiges Üben und Probieren neuer Arbeitsweisen wichtig und hilfreich.

Der Nutzer erlebt sich als kompetent

Das Erleben der Kompetenz hat zwei Aspekte: Zum einen geht es um die bereits weiter oben beschriebenen Möglichkeit für den einzelnen Nutzer, seine Erfahrung und Expertise im Wiki darzustellen, sich so als kompetent zu erleben und von der Teilnahme am Wiki zu profitieren. Dazu gehören auch Rückmeldungen, die der Nutzer von anderen Mitgliedern erhält, die einen Beitrag im Wiki hilfreich, gut oder verständlich finden. Diese Form des Kompetenzerlebens kann durch eine Vielzahl der weiter oben geschilderten Möglichkeiten sichergestellt werden.

Zum anderen bezieht sich das Erleben der Kompetenz auf die Wahrnehmung einer eher funktionalen Selbstwirksamkeit – also der Tatsache, dass der Nutzer sich in der Bedienung des Wikis als sicher und effizient erlebt. Damit ist auch gemeint, dass der Nutzer das Gefühl hat, die technische Funktionsweise des Wikis zu verstehen und mit seinen Bedieneingaben schnell und ohne Fehler zum Ziel zu kommen. Das ist z. B. der Fall, wenn der Nutzer eine komplizierte Tabelle im Wiki gut lesbar formatieren oder das Erstellen einer übersichtlichen Linkliste erledigen kann. Hier greifen die schon beschriebenen Maßnahmen der allgemeinen Bedien- und Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeiten, eine spezifische Medienkompetenz im Umgang mit Wikis sicherzustellen.

Ein weiterer Aspekt ist, dass der Nutzer das Wiki selbst als erfolgreich und gewinnbringend wahrnimmt. Dazu gehört auch die Rückmeldung über den Erfolg des Wikis innerhalb des Unternehmens. Das können einmal harte Fakten wie die Anzahl der Nutzer oder der Artikel, die durch die Wikinutzung eingesparte Arbeitszeit oder gar finanzielle Einsparungen sein. Zentraler ist aber die Rückmeldung über weiche Faktoren, also zum Beispiel die erfolgreiche Vernetzung von zwei Unternehmensbereichen, die Veröffentlichung eines gemeinsam erstellen Handbuchs oder die Annahme eines im Wiki erarbeiteten Projektentwurfs.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH – Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Weitere Beiträge der Reihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation. (10.09.2009)
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki. (08.10.2009)

Wie in den vorherigen Beiträgen bereits thematisiert wurde, ist ein Wiki nicht losgelöst vom Kontext einer Organisation oder eines Projekts zu sehen. Der Erfolg eines Wikis hängt auch von Faktoren ab, die nicht oder nur indirekt mit dem Wiki als Software-Werkzeug zusammenhängen. Hier spielt der organisationale Rahmen und die Organisationskultur eine wesentliche Rolle. Dabei sind nicht nur formale oder institutionalisierte Organisationen gemeint, auch eine Community wie die Wikipedia ist im weitesten Sinne als Organisation zu bezeichnen, deren Strukturen und Hierarchien das Wiki beeinflussen. Organisationskultur und Wiki beeinflussen sich stets gegenseitig. Schon die Entscheidung, ein partizipatives und offenes Werkzeug zur Zusammenarbeit zu nutzen und allen Mitgliedern weitgehende Bearbeitungsrechte zu erlauben, hat Einfluss auf die Unternehmens- oder Organisationskultur.

Gleichzeitig ist es damit nicht getan: Nur weil ein Werkzeug eingesetzt wird, das potentiell eine gleichberechtigte Kommunikation zwischen den Community- oder Organisationsmitgliedern ermöglicht, verändert sich damit nicht zwangsläufig auch der Umgang mit Wissen und Informationen in einer Organisation. Eine zu starre, restriktive und hierarchische Organisationskultur kann sogar verhindern, dass Mitglieder sich an einem Wiki beteiligen. In den nächsten Abschnitten werden deshalb Aspekte einer Organisationskultur beschrieben, die die effektive Wissenskonstruktion und -kommunikation mit Wikis beeinflussen. Zuerst wird auf die Überzeugung eingegangen, dass die Auseinandersetzung mit den Positionen und Meinungen anderer und die Explikation der eigenen Position den individuellen Wissenszuwachs fördern und zur Bildung von neuem Wissen in der Organisation beitragen. Anschließend werden die Förderung der Selbstbestimmung und die Freiwilligkeit als wesentliche Faktoren beschrieben.

Die Auseinandersetzung mit anderen Positionen wird gefördert
Wesentlich ist, dass die Organisation, in der ein Wiki eingesetzt wird, die Auseinandersetzung mit anderen, auch gegenteiligen Positionen als wertvoll und wichtig ansieht. Sind z.B. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens es gewöhnt, dass von der Leitungsebene detaillierte Verfahrensanweisung oder Handbücher vorgegeben werden, wird es zunächst auf Verwunderung stoßen, wenn sie auf einmal angehalten sind, selbst bei der Entwicklung oder Verbesserung von Verfahren oder Prozessen mitzuwirken. Dabei ist eine Erfolgsvoraussetzung, dass sich die Mitglieder einer Organisation trauen, andere gegensätzliche Meinungen zu vertreten, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen. Gleichzeitig ist es aber zentral für eine gewinnbringende Diskussion innerhalb des Wikis, dass die Meinungen anderer respektiert und berücksichtigt werden. Dazu gehört auch, dass der Einzelne seine eigene Meinung aufgrund der Überzeugungskraft anderer revidieren oder Fehler eingestehen kann, und dass das nicht als Schwäche, sondern als notwendiger Teil eines effektiven Diskurses angesehen wird. Wesentlich ist, dass den Mitgliedern einer Organisation klar wird, dass die Auseinandersetzung mit den Positionen und Meinungen anderer den eigenen Wissenserwerb fördert.

Die Explikation eigener Positionen fördert den eigenen Wissenszuwachs

Das Bereitstellen von Informationen oder Wissen in einem Wiki ist nicht nur für die anderen Nutzer interessant, sondern fördert auch den Wissenszuwachs des schreibenden Mitglieds. Die Externalisierung der eigenen Position kann gleichzeitig eine Hilfe sein, tiefer zu elaborieren, die eigene Position zu durchdenken und damit neues Wissen zu erwerben. Wer gezwungen ist, das eigene Wissen für andere verständlich darzustellen und aufzubereiten, lernt selbst etwas hinzu. Gleichzeitig führt die Verschriftlichung von Informationen dazu, dass Unstimmigkeiten und Widersprüche auffallen, die sonst vielleicht nicht klar geworden wären. Da die ins Wiki eingestellten Informationen permanent verfügbar bleiben und ein Autor sich dessen in der Regel bewusst ist, kann das zu einem genaueren Durchdenken der eigenen Position führen und damit den eigenen Wissenszuwachs fördern. Die Medieneigenschaft der zeitlichen Permanenz kann zu qualitativ hochwertigeren Beiträgen führen.

Da die Verschriftlichung und Explikation eigener Positionen und des eigenen Wissens zeitaufwändig ist, ist es hilfreich, wenn Führungskräfte und Verantwortliche innerhalb einer Organisation den Wert der Verschriftlichung und Externalisierung von Wissen für den Autor selber, andere Mitglieder und die Organisation insgesamt betonen. Die Organisationskultur muss den Aufwand, der mit einer Externalisierung der eigenen Position verbunden ist als wichtig und notwendig rechtfertigen. Es sollte klar sein, dass die Organisation am Wissen der eigenen Mitglieder interessiert ist und deren Vielfalt anerkennt. Dazu gehört auch, dass die Beteiligung am Wiki als Teil der Aufgaben der Mitglieder einer Organisation definiert wird. Was auf den ersten Blick der Forderung nach der Freiwilligkeit und Offenheit in Bezug auf die Beteiligung am Wiki widerspricht, ist ein ganz wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Integration eines Wikis in Struktur und Kultur einer Organisation. Gerade wenn es um das Wissensmanagement mit Wikis geht, muss klar sein, dass es für die Organisation bzw. die anderen Mitglieder der Organisation zu den zentralen Pflichten gehört, Wissen zu teilen und zu externalisieren sowie langfristig verfügbar zu machen. Daraus ergibt sich dann zwangsläufig, dass dafür genügend Arbeitszeit zur Verfügung stehen muss, die Mitarbeit am Wiki also nicht „Privatvergnügen“ oder lästige Pflicht am Rande ist, sondern ihren Platz im täglichen Arbeitsablauf hat.

Neben der oben beschriebenen zeitlichen Permanenz der Beiträge, die eine Steigerung der Qualität der einzelnen Beiträge forcieren kann, kann auch die Öffentlichkeit der Beiträge, zumindest organisationsintern, den Wert der eigenen Arbeit steigern. Während z.B. Projektabschlussberichte oder Dokumentationen oft nur für den Projektpartner oder Kunden erstellt werden und dann „in der Schublade“ verschwinden, sind Inhalte im Wiki langfristig verfügbar und können von einer großen Zahl interessierte Nutzer abgerufen werden, auch von solchen, die der Autor bei der Erstellung von Inhalten nicht primär adressieren wollte. Dadurch vergrößert sich die potenzielle Leserschaft, die von den Inhalten eines Beitrages profitieren kann, was wiederum positive Auswirkungen auf die Motivation der Nutzer haben kann, sich zu beteiligen.

Die Organisationskultur fördert Selbstbestimmung und Freiwilligkeit

Das Bedürfnis nach Selbstbestimmung kann als „von innen“ kommendes Bedürfnis beschrieben werden. Die Mitarbeit an einem Wiki geschieht idealerweise aufgrund von intrinsischer Motivation, die Mitglieder arbeiten freiwillig und selbstbestimmt an dem Wiki mit. Dabei wird die intrinsische Motivation durch die Wikiprinzipien gefördert: Die Nutzer können die Texte des Wikis verändern, Neues hinzufügen oder Links setzten. Gleichzeitig kann die Organisationskultur diese Prinzipien unterstützen und so die intrinsische Motivation der Mitglieder fördern, sich an einem Wiki zu beteiligen. Eine ganze Reihe von Möglichkeiten ergibt sich aus den vorherigen Abschnitten. So ist es zum Beispiel ein klares Signal und ein Hinweis auf die gelebte Organisationskultur, wenn die Mitarbeiter in die Konzeption des Wikis mit einbezogen werden und der Einsatz des Wikis nicht top down von oben vorgeschrieben wird, sondern bottom up von der Basis mit getragen wird. Auch eine Strukturierung des Wikis, die Raum für Weiterentwicklung und eigene Ideen lässt, unterstützt die intrinsische Motivation, sich einzubringen und macht klar, dass die Organisation die Verantwortung für Inhalte und Struktur in die Hände der Mitglieder gibt. Dazu gehört auch, dass es den Mitgliedern selbst überlassen bleibt, wann und in welchem Umfang, sie an einem Wiki arbeiten. Auch die Wahl der Themen, an denen sich die Mitglieder beteiligen möchten, sollte möglichst der Entscheidung des Einzelnen überlassen sein. Das schließt nicht aus, dass grundsätzlich die Mitarbeit an einem Wiki als Arbeitsaufgabe definiert und z.B. das Bereitstellen des eigenen Wissens für die anderen Mitglieder der Organisation erwartet wird.

Auch die weiter oben beschriebene Gestaltung flacher und flexibler Hierarchien und die damit verbundenen weitgehenden Benutzerrechte für die Mitglieder im Wiki betreffen letztlich die Organisationskultur: Ist es innerhalb einer Organisation gewünscht, dass die Mitglieder direkt und ohne Rücksicht auf hierarchische Unterschiede miteinander kommunizieren und Wissen austauschen? Klassische Intranetseiten eines Unternehmens werden oft von zentraler Stelle verwaltet, Inhalte werden in einem definierten Content Life Cycle freigegeben oder sind nur für bestimmte Nutzergruppen einsehbar. Untere Hierarchieebenen informieren obere Ebenen über Berichte und Protokolle, umgekehrt findet kein Informationsfluss statt. Hier hat der Einsatz von Wikis unter Umständen gravierende Auswirkungen und muss gewollt und unterstützt werden. Die bloße Installation eines Wikis und die Vorgabe, dieses System jetzt für das Wissensmanagement einzusetzen, reichen hier nicht aus. Eine gefestigte Unternehmenskultur und festgefahrene Verhaltensweisen lassen sich nicht von einem Tag auf den anderen aufbrechen, die sorgfältige Planung von begleitenden Organisationsentwicklungsmaßnahmen ist empfehlenswert. Auch wenn Veränderungen hier auch von „innen heraus“ möglich sind, können externe Berater und Supervisoren ein umfangreiches Veränderungsmanagement enorm unterstützen.

Es ist nicht hilfreich, zu starke externale oder gar monetäre Anreize für die Beteiligung an einem Wiki einzusetzen, um den Nutzenfaktor positiv zu beeinflussen. Ansätze, das Erstellen von Inhalten zum Beispiel mit Punkten zu belohnen, die später als Gehaltszuschläge oder andere geldwerte Vorteile ausbezahlt werden, sind in den seltensten Fällen von Erfolg gekrönt. Vielmehr sind zwei Probleme zu beobachten: Zum einen steigt eher die Quantität, als die Quanlität der Beiträge. Zum anderen kann die Beteiligung schlagartig einbrechen, wenn externalen Anreize wegfallen. Die Möglichkeit, Anreize zu schaffen, die den Abruf einer Information durch einen anderen Nutzer belohnen oder die Belohnung von der Bewertung der Qualität durch die anderen Nutzer abhängig zu machen, trägt zwar zur Erhöhung der Qualität bei, wird aber langfristig nicht von Erfolg gekrönt sein. Im schlimmsten Fall führt das zu einem Absinken der intrinsischen Motivation, dem Verlust von Interesse oder Spaß an der Mitarbeit am Wiki und infolgedessen zu einer sinkenden Beteiligung.

Die einzelnen Blogbeiträge sind auch im Kapitel 6 des Buches “Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis.” erschienen, das im Juli 2008 im Verlag Werner Hülsbusch veröffentlicht wurde. Die Veröffentlichung hier im Blog geschieht mit freundlicher Genehmigung des Verlages. Mehr Infos über das Buch gibt es in meinem Blog oder im Blog des Verlages.

Eine Voraussetzung dafür, dass sich Individuen an einem Wiki beteiligen, ist die Überzeugung, für die Community ein wichtiges Mitglied zu sein. Nur wer das Gefühl hat, mit seiner Meinung oder seinem Wissen ein Wiki zu verbessern und zu seiner Weiterentwicklung beizutragen, wird sich langfristig und sinnvoll beteiligen. Dieser Wert des Einzelnen für die Community kann durch einen expliziten Hinweis z. B. auf der Startseite des Wikis oder einer Begrüßungsseite für neue Mitglieder betont werden. Außerdem kann dieser Aspekt bei der Einführung eines Wikis innerhalb eines Unternehmens auch mit einer Stellungnahme des Vorgesetzten zur Relevanz des individuellen Wissens des Einzelnen für die ganze Firma hervorgehoben werden. Aber auch eine Reihe anderer funktionaler oder konzeptioneller Gestaltungs­maß­nahmen können dazu beitragen, dass sich der Einzelne als wichtiges Mitglied der Community wahrnimmt. Im Folgenden werden das Sicherstellen der Identifizierbarkeit der einzelnen Beiträge, das Anlegen einer Profil­seite, die Integration persönlicher Blogs und die Betonung von Expertise und Verantwortlichkeit als Gestaltungsmaßnahmen beschrieben.

Als ein Grund, warum sich Personen an Wikis beteiligen, wurde in Kapitel 5 die Steigerung der eigenen Reputation beschrieben. Voraussetzung dafür ist die Identifizierbarkeit der eigenen Beiträge: Es muss erkennbar sein, welches Mitglied welchen Beitrag geleistet hat. Bei einem Wiki liegt der Fokus auf dem gemeinsam erstellten Text, die Beiträge der einzelnen Nutzer sind also zunächst nicht erkennbar. In der Regel sind die Beiträge der einzelnen Nutzer nur über die Artikel-History identifizierbar. Hier ist es aber relativ aufwendig, einzelne Teile eines Wiki-Textes bestimmten Nutzern zuzuordnen. Um dennoch sicherzustellen, welche Nutzer an der Erstellung eines Textes maßgeblich beteiligt waren, können für einzelne Wiki-Seiten ein und meh­rere Hauptautoren angezeigt werden. Je nach Einsatzszenario des Wikis kön­nen auch für einzelne Seiten, Seitenbereiche oder Portale verantwortliche Nutzer oder Nutzerteams bestimmt werden, die redaktionelle Arbeit übernehmen und inhaltlich verantwortlich sind. Manche Wikis bieten auch die Funktion, einzelne Seiten zu beobachten, um bei Änderungen sofort informiert zu werden. Dadurch kann die Verantwortlichkeit eines einzelnen Mitglieds für die von ihm erstellte Seite oder für eine Seite, die ihm wichtig erscheint, mit technischen Mitteln unterstützt werden.

Die Identifizierbarkeit der einzelnen Beiträge kann auch mithilfe einer eigenen Profil- oder Benutzerseite sichergestellt werden. Auf der eigenen Benutzerseite kann jeder Nutzer Seiten verlinken, die er erstellt hat, an denen er mitgearbeitet hat oder die er für relevant hält. Damit werden wesentliche Informationen über die Interessen und Kompetenzen eines Nutzers bereitgestellt. Wenn ein Wiki nicht ohnehin als „Yellow Pages“ oder Wissenslandkarte benutzt wird, können auf der Profilseite neben den Kontaktdaten auch weitere Informationen über die beruflichen Interessen, die aktuelle Tätigkeit oder die Beteiligung an Projekten bereitgestellt werden. Wichtig ist es, die Gestaltung der eigenen Profilseite und die Auswahl der Informationen weitgehend den Nutzern zu überlassen. Wird ein Nutzer gezwungen, Informationen über sich selbst im Wiki bereitzustellen, die er vielleicht lieber nicht teilen möchten, kann sich das negativ auf die Motivation, sich am Wiki zu beteiligen, auswirken.

Ein Wiki kann auch um eine Blog-Funktionalität erweitert werden. So wird es möglich, auf der persönlichen Profilseite einen Blog einzubinden, den der Nutzer als persönlichen oder Blog mit thematischem Schwerpunkt nutzt. Anders als bei einem Wiki, bei dem der Schwerpunkt auf der Gruppe, den kollaborativ erstellten Inhalten und der gemeinsam vertretenen Meinung liegt, unterstützt ein Blog die Individualität des einzelnen Nutzers. Hier hat der Nutzer die Möglichkeit, über die eigene Arbeit oder die eigenen Schwerpunkte zu berichten und relevante Informationen oder Termine weiterzugeben. Über die Kommentarfunktion, die üblicherweise in jedem Blog-System integriert ist, ist eine Möglichkeit zur Kommunikation gegeben. Die Mitglieder können die Beiträge der anderen kommentieren und im eigenen Blog aufnehmen, ohne wie beim Wiki die Einträge anderer Nutzer zu verändern. Damit wird der Individualität eines einzelnen Mitarbeiters sowie dessen Bedürfnis Rechnung getragen, sich innerhalb einer Community als kompetent darzustellen.

Sowohl die Profilseiten also auch die Möglichkeit, persönliches Blogs anzulegen, die mit dem Wiki verknüpft sind, tragen dazu bei, dass die Expertise eines Nutzers erkennbar wird. Das hat zum einen wesentlichen Einfluss auf die Motivation eines Mitglieds, sich zu beteiligen, weil der Expertenstatus innerhalb einer Gruppe gleichzeitig mit einer höheren Verantwortlichkeit, sich zu beteiligen, und damit verbunden einer höheren Motivation einhergeht, den Expertenstatus zu halten oder auszubauen. Zum anderen bietet sich damit die Möglichkeit, einen Überblick über das in der Organisation vorhan­dene Wissen zu erhalten und die Personen zu identifizieren, die dieses Wis­sen haben. Das erleichtert z.B. einem einzelnen Mitarbeiter das Auffinden eines Experten, der bei einem Problem weiterhelfen kann, ermöglicht auf orga­nisationaler Ebene aber auch, dass z. B. bei der Zusammenstellung von Pro­jektteams die Expertise der einzelnen Mitglieder berücksichtigt wer­den kann.

Dabei ist der Expertenstatus nicht nur auf die inhaltliche Seite beschränkt. Auch Mitglieder, die sich als „Wikigärtner“ mit der Korrektur oder Um­strukturierung von Seiten, dem Entfernen von doppelten oder missverständlichen Einträgen oder dem Editieren von Links beteiligen, tragen wesentlich zum Erfolg eines Wikis bei und können sich als wichtige Mitglieder der Community wahrnehmen. Auch Nutzer, die sich als Tutoren oder Mentoren für neue Mitglieder zur Verfügung stellen oder technischen Support leisten, können eine wichtige Rolle spielen.

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.

Die einzelnen Blogbeiträge sind auch im Kapitel 6 des Buches “Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis.” erschienen, das im Juli im Verlag Werner Hülsbusch veröffentlicht wurde. Die Veröffentlichung hier im Blog geschieht mit freundlicher Genehmigung des Verlages.  Mehr Infos über das Buch gibt es in meinem Blog oder im Blog des Verlages.

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Wikis ist die Betonung der Community als Ganzes: Der Nutzer muss sich selbst als Teil der Community wahrnehmen und sich mit der Community identifizieren können. Technische Funktionen wie die Anzeige der Gesamtzahl der Mitglieder, die Anzahl der Mitglieder, die gerade online sind, oder Informationen über die Aktivitäten der Nutzer (Anzahl der neuen Artikel, Anzahl der Seitenaufrufe) können dabei ein Aspekt sein. Denkbar ist auch die Integration des Wikis in vorhandene Kommunikationssysteme, sodass sich zum Beispiel Nutzer gegenseitig Instant Messages oder E-Mails schicken oder über Profilseiten oder persönliche Blogs (siehe Beitrag 5) miteinander Kontakt aufnehmen können. Wichtiger scheint aber die explizite oder implizite Betonung der Bedeutung der Community, zum Beispiel durch ein klar kommuniziertes Ziel oder eine Vision und die Schaffung einer sozialen Identität.

Die Community hat ein gemeinsames Ziel und eine gemeinsame Vision
Ein gemeinsames Ziel oder eine gemeinsame Vision ist Vorausetzung dafür, dass sich ein Nutzer als Teil der Community wahrnehmen kann und sich mit der Community identifiziert. Dabei kann dieses Ziel von Anfang an feststehen oder erst im Laufe der Arbeit mit dem Wiki von der Community entwickelt werden. Dabei kann es durchaus vorkommen, dass unterschiedliche Mitglieder unterschiedliche Zielsetzungen verfolgen und vertreten. Hier sind eine Auseinandersetzung mit den Zielen und eine Einigung auf ein gemeinsames Ziel notwendig, um Reibungsverluste zu minimieren und neuen Mitglieder die Möglichkeit zu geben, am Wiki mitzuarbeiten.

Die einfache und kostengünstige Möglichkeit, ein Wiki einzurichten und zu nutzen, kann leicht zu einem vorschnellen Einsatz führen, ohne den eigentlichen Einsatzzweck und die Ziele des Wikis festzulegen. Dabei wird die bloße Bereitstellung eines Werkzeuges in den seltensten Fällen zu einer effizienten und zielorientierten Nutzung führen.
Hilfreich kann es sein, gemeinsam mit den Nutzern oder Mitgliedern einer Organisation eine Wiki-Policy – also interne Richtlinien für die Nutzung des Wikis – zu erstellen. Neben einer expliziten Betonung der Wiki-Prinzipien wie der Offenheit und freien Zugänglichkeit von Wissen, kann hier betont werden, welchen Wert das Wissen eines Einzelnen für andere oder für die ganze Organisation haben kann. Auch die Ziele des Wikis können hier konkretisiert werden. Außerdem können Regeln für den Umgang mit Konflikten oder kontroversen Meinungen festgeschrieben werden, damit klar wird, dass eine konstruktive Auseinandersetzung mit anderen Meinungen gewünscht und gefördert wird, dabei aber gewisse Umfangsformen eingehalten werden müssen. So können mithilfe einer Wiki-Policy die organisationalen Rahmenbedingungen und die Organisationskultur gefördert werden, die für den effektiven Einsatz eines Wikis wichtig sind. Gerade ein klares Statement der Leitungsebene einer Organisation kann hier einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass sich das Wiki als wichtiges Werkzeug zur Konstruktion und Kommunikation von Wissen etabliert. Wichtig dabei ist, dass die Policy kein Regelwerk ist, das Verhalten vorschreibt und steuert, sondern einen Rahmen bietet für die Selbstverantwortung der einzelnen Mitglieder für ihr eigenes Verhalten und die Community als Ganzes.

Der einzelne Nutzer identifiziert sich mit der Community
In der Regel ist ein Wiki in den organisationalen Kontext integriert. Die Nutzer eines Wikis sind also gleichzeitig Mitglieder einer Firma oder eines Vereins oder arbeiten zusammen an einem Projekt. Damit existiert die Community in den allermeisten Fällen nicht nur virtuell, sondern ganz real. Die Identifikation mit einer Community ist also nicht losgelöst vom organisationalen Kontext denkbar. So ist zum Beispiel die Voraussetzung dafür, dass ein Mitarbeiter eines Unternehmens sich mit seinem eigenen Wissen an einem Wiki beteiligt, dass er sich auch mit dem Unternehmen und dessen Kultur identifizieren kann.
Wo ein Wiki nicht in einen organisationalen Kontext integriert ist, haben die Nutzer zumindest ähnliche Interessen oder Bedürfnisse oder sie können sich mit den Zielen des Projekts identifizieren. Damit wird die Community für den einzelnen Nutzer über den virtuellen Kontext hinaus zur relevanten Bezugsgröße. Die Mitgliedschaft (formal oder informell) wird wesentlicher Bestandteil des eigenen Selbstkonzepts. Daraus ergibt sich, dass auch Maßnahmen, die nicht direkt auf das Wiki selbst bezogen sind, die Partizipation am Wiki und damit dessen Effektivität steigern können. Auch wenn die Einsatzmöglichkeiten von Wikis für die Kommunikation und Konstruktion von Wissen vielfältig sind, wird ein Wiki in den seltensten Fällen völlig den direkten Kontakt zu den Mitgliedern einer Community ersetzen. Vielmehr kann es die Zusammenarbeit innerhalb des Wikis erleichtern, wenn sich die Mitglieder auch im direkten Kontakt kennengelernt haben.

Die Nutzer sind an der Konzeption beteiligt
Neben der Beteiligung der Nutzer an der technischen Entwicklung des Wikis ist auch die Einbeziehung der späteren Nutzer in die konzeptionelle Entwicklung des Wikis sinnvoll. Das betrifft sowohl die Integration des Wikis in die Strukturen und Abläufe einer Organisation als auch die inhaltliche, konzeptionelle Gestaltung des Wikis. Einmal ist es so möglich, die Bedürfnisse und Wünsche der Nutzer frühzeitig miteinzubeziehen und bei der Konzeption zu berücksichtigen. Zum anderen wird die Motivation erhöht, sich später an dem Wiki zu beteiligen, wenn die Nutzer sich ernst genommen fühlen und in Entscheidungsprozesse integriert sind.

Mitglieder einer Organisation, die schon in einem frühen Stadium eingebunden werden, haben eine wesentliche Funktion, wenn es darum geht, für die Akzeptanz und die Nutzung des Wikis bei den anderen Mitgliedern einer Organisation zu werben. Als Early Adopters benötigen sie eine hohe Toleranz gegenüber Systemausfällen oder Fehlern, sind aber wesentliche Multiplikatoren, wenn es darum geht, ein überzeugendes Produkt einzuführen. Hilfreich für die Einführung einer Wiki-Software in einer Organisation kann ein Kick-off-Meeting sein. Bei dieser Auftaktveranstaltung können das Interesse für das Projekt geweckt und die Ziele und Rahmenbedingungen vorgestellt werden. So sind die späteren Nutzer des Wikis schon zum Start umfangreich informiert; organisatorische und technische Rahmenbedingungen können geklärt, Ansprechpartner und Verantwortliche benannt werden. Eine solche Veranstaltung bietet außerdem die Möglichkeit, die Erwartungen und Vorstellungen der Wiki-Nutzer zu klären und bei der weiteren Gestaltung zu berücksichtigen. Auch das weitere Vorgehen und Möglichkeiten zur Bewertung des Erfolgs eines Projekts können bei solch einer Veranstaltung kommuniziert werden. Auch eine erste Einführung in die Bedienung des Wikis kann eine zentrale Rolle spielen, um den Nutzern den Einstieg zu erleichtern

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.

Zentraler Erfolgsfaktor ist die Integration des Wikis in die Abläufe und Strukturen einer Organisation. Sowohl aus Nutzersicht als auch aus Sicht einer Organisation ist der Einsatz eines Wikis nur dann sinnvoll, wenn Arbeitsabläufe beschleunigt werden, die Kommunikation unter den Mitarbeitern und das Wissensmanagement effizienter werden und sich langfristig eine Erleichterung oder Effizienzsteigerung der Arbeit ergibt. Das Wiki muss einerseits zu den von einer Organisation vorgegebenen strukturellen Anforderungen an Inhalte und Arbeitsabläufe passen, sich aber auch in die individuelle Arbeitsorganisation oder die Arbeitsgewohnheiten eines Nutzers einpassen lassen.

Das Wiki fördert flache und flexible Hierarchien
Auch wenn es technisch möglich ist, mit detaillierten Benutzerrechten, die Lese- und Schreibrechte für einzelne Seiten festlegen, die hierarchische Struktur eines Unternehmens abzubilden, hat das unter Umständen erhebliche Auswirkungen auf die Motivation der Nutzer, sich an einem Wiki zu beteiligen. Ein nicht gleichberechtigter Zugang zu Wissen und Informationen innerhalb von Organisationen führt zu einem Ungleichwicht, bei dem sich Nutzer auf niedrigeren Hierachieebenen als ausgenutzt empfinden können. Wenn z. B. ein Nutzer einer unteren Hierarchieebene zwar Informationen in das Wiki eingibt, also sein Wissen teilt, im Gegenzug aber keinen Zugriff auf Wissen von Nutzern höherer Hierarchieebenen hat, wird sich das langfristig negativ auf die Qualität und Quantität der Beiträge auswirken.
Die Betonung der Hierarchie kann zu einer Verzerrung der Bewertung von Informationen führen: Eine Information, die von einem Vorgesetzten ins Wiki eingegeben wird, wird eventuell als wichtiger oder richtiger bewertet als die Information eines Kollegen. Das kann dazu führen, dass Informationen, die zwar wichtig und richtig sind, aber von einem Mitarbeiter mit niedrigerem Status beigetragen wurden, von der Community in geringerem Maße wahrgenommen werden. So kann die Entwicklung von neuem Wissen verhindert werden. Idealerweise ist deshalb der Beitrag eines einzelnen Nutzers zwar identifizierbar (siehe nächster Abschnitt), Statusunterschiede werden aber nicht betont. Liegt der Fokus des Wikis stärker auf dem kollaborativ erstellen Produkt als auf den einzelnen Wissenseinheiten, wird Wissensemergenz gefördert.

Das Wiki vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe
Die Integration eines Workflows oder hierarchisierter Arbeitsabläufe in ein Wiki ist schwer möglich. Idealerweise werden also möglichst einfache Workflows erstellt bzw. nichthierachische Arbeitsabläufe umgesetzt. Für die Implementation umfangreicherer Workflows, bei dem unterschiedliche Hierachieebenen Entscheidungen treffen müssen, muss ein Wiki um Funktionen ergänzt werden – oder es müssen zusätzliche Tools eingesetzt werden. Dadurch wird die Bedienung des Wikis unnötig kompliziert, was möglichst vermieden werden sollte. Vielmehr liegt in der Beschränkung auf die wesentlichen Funktionen die Chance, bei der genauen Analyse vorhandener Arbeitsabläufe Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Damit kann der konsequente Einsatz eines Wikis als zentrales Tool Arbeitsabläufe vereinfachen und damit in vielen Fällen zu einer Beschleunigung beitragen.

Wichtig ist außerdem, dass ein Wiki nicht zusätzlich zu bestehenden Tools eingesetzt wird und damit letztlich zu einer Mehrbelastung der Nutzer führt. Vielmehr sollte ein Wiki vorhandene Softwarelösungen und Prozesse ablösen. Bestehende Inhalte aus anderen Tools oder Datenbanken sollten wenn möglich übernommen werden. Damit wird die Akzeptanz des Wikis bei den Nutzern (z. B. den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Firma) gesteigert. Außerdem werden durch die Beschleunigung von Prozessen und die Reduktion von Werkzeugen Zeit und Kosten gespart.

Kontinuierliche Weiterentwicklung
Durch die Möglichkeit, Wikis einfach und kostengünstig zu betreiben, ist es möglich, die Nutzer schon in einer frühen Phase der technischen Entwicklung einzubeziehen. Das betrifft sowohl die Neuentwicklung einer Wiki-Software als auch die Auswahl, Anpassung und Implementation vorhandener Werkzeuge. So ist es problemlos möglich, innerhalb eines Projekts, einer Abteilung oder Arbeitsgruppe in einem Pilotprojekt den Einsatz eines Wikis zu testen und Erfahrungen zu sammeln. Damit ist allerdings auch eine Gefahr verbunden. Durch den dauerhaften Beta-Status einer Software ist der Nutzer immer wieder mit technischen Fehlern konfrontiert, was zu einer rapiden Abnahme der Akzeptanz eines Werkzeugs führen kann. Hier muss sorgfältig abgewogen werden, in welchem Entwicklungsstadium (sowohl konzeptionell als auch technisch) eine größere Zahl von Nutzern einbezogen werden soll. Spätestens, wenn ein System produktiv eingesetzt wird, muss zumindest sichergestellt sein, dass die im Wiki eingegebenen Daten dauerhaft verfügbar sind und gesichert werden. Erleben Nutzer den Verlust wichtiger Daten oder den ständigen Ausfall eines Systems, führt das zu einem rapiden Abfall der Akzeptanz. Gleichzeitig muss beim Einsatz von Wikis klar sein, dass die bloße Bereitstellung der technischen Möglichkeiten auch bei einem Pilotprojekt kaum ausreichen wird. Die konzeptionelle Planung, wie das Wiki eingesetzt werden soll, sowie eine Schulung der Nutzer sind weiterere zentrale Erfolgsfaktoren. Dieser Aspekt wird in einem der nächsten Beiträge thematisiert werden.

Für den größten Teil der verfügbaren Wiki-Software ist die einfache Skalierbarkeit ein weiteres Argument für die flexible Anwendung. Das gilt zum einen für die technischen Aspekte: Die für den Betrieb notwendigen Ressourcen steigen bei einer wachsenden Nutzer- und Seitenanzahl nicht überproportional an und können leicht angepasst werden. Aber auch konzeptionell eignet sich ein Wiki sowohl für die Zusammenarbeit kleiner Teams als auch für die Organisation großer Datenbestände und einer großen Anzahl von Mitgliedern (wie zum Beispiel bei der Online-Enzyklopädie Wikipedia). So kann ein Wiki mit der Anzahl der beteiligten Mitglieder und der Menge der Daten „mitwachsen“ und flexibel den Anforderungen angepasst werden.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH – Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.

Damit ein Wiki die Konstruktion von Wissen fördern kann, muss es für den Nutzer möglich sein, Anknüpfungspunkte für das eigene Wissen zu finden. Idealerweise ermöglicht die Struktur des Wikis, dass ein Nutzer Informationen schnell findet und erkennt, wo er neue Informationen ergänzen und sich einbringen kann. Das im Kapitel 2 beschriebene Problem der fehlenden Übersichtlichkeit, die durch das funktionale Wiki-Prinzip der nicht hierarchischen Navigation bedingt ist, kann die effiziente Nutzung eines Wikis verhindern. Vermieden werden muss, dass der Nutzer viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbringt, oder das Zuordnen von neuen Inhalten in die bestehenden Wiki-Seiten erschwert ist.

Eine Vorstrukturierung des Wikis erleichtert den Einstieg
Bei der Neueinführung eines Wikis ist es hilfreich, eine grobe Seitenstruktur vorab anzulegen. Den Nutzern fällt der Einstieg leichter, wenn eine erste Struktur erkennbar ist und klar wird, wo welche Informationen bereitgestellt werden sollen. Wird zum Start eines Wikis nicht klar, wo welche Informationen zugeordnet werden sollen, besteht die Gefahr, dass die von einem Nutzer erstellte Inhalte von anderen Nutzern nicht gefunden werden und das Wiki unübersichtlich wird. Sind bereits zahlreiche Inhalte im Wiki vorhanden, fällt es leichter, neue Informationen zuzuordnen, weil aus den bestehenden Seiten die inhaltliche Struktur klar wird. Dann ist es meist nicht mehr notwendig, die Strukturierung eines Wikis zu steuern oder vorzugeben.

Ist die vorgegebene Struktur allerdings zu starr und verbindlich, kann das negative Auswirkungen auf die Motivation der Nutzer haben. Das trifft vor allem dann zu, wenn es den Nutzern schwer fällt, die eigenen Inhalte in die vorhandene Struktur einzubinden, wenn die Struktur den Nutzern nicht einleuchtet oder sie eine andere Struktur sinnvoller fänden. Die Vorstrukturierung sollte den Nutzern deshalb genügend Flexibilität lassen und veränderbar bleiben. Außerdem kann es sinnvoll sein, vorgefertigte Templates oder Vorlagen anzubieten. Diese können für ähnliche Seiten oder Aufgaben verwendetet werden und erleichtern das Anlegen von Seiten und ermöglichen einen schnellen Überblick.

Leere Wiki-Seiten motivieren zur Partizipation
Grundsätzlich sollte sich die Motivation, Inhalte zu ergänzen, erhöhen, wenn bewusst wird, welche Inhalte von anderen Nutzern gewünscht sind oder noch im Wiki fehlen. Leere Wiki-Seiten müssen nicht als negative Wissenslücken interpretiert werden, sondern können eine wichtige Möglichkeit sein, die Konstruktion von neuem Wissen anzuregen. In den meisten Wikis können neue Seiten einfach angelegt werden, indem Links zu noch nicht existierenden Seiten gesetzt werden. In der Regel werden diese Links dann grafisch hervorgehoben; mit einem Klicken auf den Link kann die Seite einfach angelegt werden. Bei vielen Wikis gibt es auch die Möglichkeit, auf einer Spezialseite alle Seiten aufzuführen, die noch nicht erstellt sind, aber auf die bereits verlinkt wird. Diese Spezialseite kann Benutzern Anregungen geben, welche Inhalte im Wiki noch fehlen und ergänzt werden sollen. Einen Schritt weiter geht eine „Wunschliste“, auf der Nutzer Inhalte und Themen eintragen können, die im Wiki fehlen und die ergänzt werden sollten. Sinnvoll kann es sein, explizit zu betonen, dass das Anlegen von leeren und unvollständigen Seiten durchaus gewünscht wird und sinnvoll ist.

Eine gute Suchfunktion ist integriert
Da die nicht hierarchische Struktur der Inhalte des Wikis in der Regel das Finden von Informationen über das Browsen vor allem bei großen Wikis erschwert, ist eine Suchfunktion für die effektive Nutzung eines Wikis unerlässlich. Standard bei den meisten Wikis ist eine Volltextsuche, in der der gesamte Textkorpus auf das Vorhandensein des Suchbegriffs durchsucht wird. Bei sehr großen Wikis kann es sinnvoll sein, die Suchfunktion um weitere Features zu erweitern: Bei häufig vorkommenden Begriffe ist der Einsatz von Booleschen Operatoren wie „und“ oder „nicht“ hilfreich, um die Menge der Ergebnisse einzuschränken. Es steigert die Benutzerfreundlichkeit, wenn die Operatoren nicht in die Suchzeile eingegeben werden müssen, sondern in einer erweiterten Suche dafür jeweils einzelne Formularfelder angeboten werden. Wenn die genaue Schreibweise eines Begriffs nicht bekannt ist, kann eine „Fuzzy-Suche“ (also eine unscharfe Suche) hilfreich sein. Dabei wird die Ähnlichkeit des eingegebenen Begriffs zum eigentlichen Suchbegriff mit mathematischen Verfahren berechnet, um so auch morphologisch und phonetisch ähnliche Wörter zu finden. Auch die Einschränkung der Suche auf unterschiedliche Namensräume (z. B. auf Benutzerräume) oder unterschiedliche Kategorien erleichtert das Finden der gewünschten Information.

Weitreichende Benutzerrechte ermöglichen Wissensemergenz
Mit dem Begriff Wissensemergenz das Entstehen von qualitativ neuem Wissen gemeint, das vorher weder Teil des Informationsraumes noch Teil des Wissensraumes war. Das geschieht, wenn eine im Wissensraum schon vorhandene Wissenseinheit und eine neu aus dem Informationsraum internalisierte Informationseinheit sich widersprechen. Voraussetzung für diese Wechselwirkung zwischen Informationen in einem technischen Artefakt (z. B. einem Wiki) und dem Wissen im kognitiven System einer Person ist, dass der einzelne Nutzer Einfluss auf die Struktur des Wikis und die einzelnen Wiki-Seiten nehmen kann. Idealerweise hat also jeder Benutzer weitgehende Benutzerrechte und kann alle Inhalte des Wikis verändern. Was zunächst – gerade im organisationalen Kontext – im Konflikt zu hierarchischen Strukturen stehen mag, wird langfristig den Austausch von Wissen und damit die Wissensemergenz fördern. Befürchtungen, dass die hohe Eigenverantwortlichkeit der einzelnen Mitglieder einer Organisation zu einer unproduktiveren Arbeitsweise führen, erweisen sich meist als unbegründet. Allerdings muss die Offenheit des Wikis für alle Mitglieder zur Organisationskultur passen. Das wird im nächsten Beitrag thematisiert.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH – Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert.
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr.
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr.
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.

Zentral ist die einfache und intuitive Bedienung der Wiki-Software: Eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Software steigert die Motivation der Nutzer und ist damit wesentliches Kriterium für den Erfolg. Einige Kriterien wie z. B. die sinnvolle Anordnung der Navigations- und Bedienelemente auf einer Seite, die Verwendung von verständlichen Icons oder Grafiken und die gute optische Leserlichkeit der Texte gelten dabei für Wikis genauso wie für andere Webseiten oder Softwareprodukte. Bei Wikis ist neben der Benutzerfreundlichkeit auf Seiten der Rezipienten auch die Benutzerfreundlichkeit für die Produzenten zentral – also beim Editieren von Text, dem Verlinken einzelner Seiten und dem Hochladen von Bildern oder anderen Dokumenten.

Die Edit-Funktion ist leicht zugänglich
Der Edit-Button oder -Link, mit dem das Formular zum Bearbeiten des Textes aufgerufen wird, sollte an prominenter Stelle zu finden sein und visuell vom eigentlichen Text und der Navigationsstruktur getrennt sein. Klassischerweise ist der Edit-Button oberhalb des Textes zu finden. Hilfreich kann es sein, ihn oberhalb und unterhalb des Textes anzuzeigen, um auch nach dem Scrollen längerer Texte einfach die Edit-Funktion aufrufen zu können. Auch das automatische Anlegen von einzelnen Abschnitten, die getrennt voneinander editiert werden können, kann hilfreich sein und die Benutzerfreundlichkeit steigern.

Der Editor erleichtert die Strukturierung von Formatierungen des Wiki-Textes
Die Formatierung und Strukturierung von Wiki-Text mithilfe von Tags ist zwar schnell zu erlernen, kann aber gerade für unerfahrene Anwender eine Hemmschwelle sein. Die meisten Wikis erleichtern deshalb die Eingabe der Tags über grafische Buttons, mit denen die Tags automatisch erstellt werden. Dazu wird die entsprechende Textstelle markiert und nach einem Klicken des Buttons der öffnende und schließende Tag erstellt. Die einzelnen Tags müssen also nicht vorab gelernt oder in einer Hilfefunktion bereitgestellt werden, sondern sind einfach verfügbar. Allerdings ist der Wiki-Text innerhalb des Edit-Formulars damit vor allem bei längeren Texten schwer lesbar. Außerdem können geringfügige manuelle Änderungen – wie das Löschen eines Zeichens – die Darstellung ungewollt verändern. Der Einsatz eines WYSIWYG-Editors kann deshalb die Benutzerfreundlichkeit erhöhen. Bei einem WYSIWYG-Editor wird der Text während der Bearbeitung im Edit-Fenster so dargestellt, wie er später auf der Wiki-Seite auch aussieht. Durch die Ähnlichkeit zu bekannten Textverarbeitungs-Tools wird neuen oder unerfahrenen Nutzern die Einarbeitung erleichtert. Sichergestellt werden muss allerdings die Kompatibilität des Editors mit unterschiedlichen Browsern und dessen intuitive Bedienbarkeit.

Links auf andere Seite des Wikis können einfach gesetzt werden
Zur Benutzerfreundlichkeit gehört auch die Möglichkeit, einfach Links auf andere Seiten des Wikis erstellen zu können. In den meisten Wikis werden dazu spezielle Wiki-Links verwendet. Je nach verwendeter Wiki-Software wird der Name der Wiki-Seite, auf die verlinkt werden soll, in eckige Klammern gesetzt oder der Name der neuen Seite in CamelCase-Notation eingegeben. So ist es möglich, auch auf Seiten zu verlinken, die noch gar nicht existieren. Allerdings muss beim Erstellen von Wiki-Links der Name der Seite, auf die verlinkt werden soll, exakt eingegeben werden. Gerade bei längeren Seitennamen oder bei Seiten, bei denen unterschiedliche Schreibweisen denkbar sind, kann es so leicht passieren, dass auf eine andere als die beabsichtigte Seite verlinkt wird oder es dem Nutzer schwer fällt, sich den Namen der Seite zu merken, auf die er verlinken möchte. Außerdem kann es so vorkommen, dass Seiten mit unterschiedlichen Schreibweisen doppelt angelegt werden oder umbenannte Seiten nicht mehr gefunden werden.
Ein Ansatz ist es, zusätzlich zum Setzen von Wiki-Links durch die Eingabe des Namens der Seite, auf die verlinkt werden soll, eine Dropdown-Liste mit den Seiten eines Wikis anzubieten, aus denen der Nutzer auswählen kann. Damit wird es dem Nutzer erleichtert, die entsprechende Seite auszuwählen, auf die verlinkt werden soll. Bei einer großen Anzahl von Seiten in einem Wiki wird eine Dropdown-Liste allerdings schnell unübersichtlich. Eine andere Möglichkeit ist es deshalb, dem Nutzer beim Eintippen des Namens einer Seite, auf die verlinkt werden soll, Vorschläge von existierenden Seiten innerhalb des Wikis zu machen. Eine Lösungsmöglichkeit für doppelt angelegte Seiten sind automatische Weiterleitungen, um von einer Seite in einer bestimmten Schreibweise auf eine andere Seite mit gleicher Bedeutung, aber anderer Schreibweise, weiterzuleiten. So kann das Auffinden von Informationen innerhalb des Wikis ermöglicht werden, ohne vorhandene Links verändern zu müssen. Allerdings müssen Weiterleitungen meist im Nachhinein aufwendig von Hand angelegt werden oder sind bei automatischer Erstellung zum Teil fehlerhaft.

Das Hochladen und Einbinden von Dateien ist leicht möglich
Je nach Zielsetzung und Einsatzbereich eines Wikis müssen Dateien in unterschiedlichen Formaten eingebunden werden. Neben Bildern und multime-dialen Elementen werden vor allem Textdokumente, Präsentationen oder Tabellen im Wiki bereitgestellt und ausgetauscht. Wenn für den Einsatz des Wikis die Möglichkeit zum Hochladen und Einbinden von Dateien erforderlich ist, sollte auch die Benutzerfreundlichkeit dieser Funktionalität berücksichtigt werden. Bei vielen Wikis muss die Datei, die eingebunden werden soll, zuerst hochgeladen werden. Dazu wird in der Regel ein Formular bereitgestellt, in dem der Titel der Datei sowie eine kurze Beschreibung und ggf. noch Metatags wie beschreibende Schlagwörter oder das Erstellungsdatum eingegeben werden. In einem zweiten Schritt wird die Datei dann auf der entsprechenden Wiki-Seite mit einem Link eingebunden. Dazu muss der Nutzer Namen und bei einer hierarchischen Speicherstruktur auch den Speicherort kennen oder die Datei aus einer Liste auswählen. Deshalb ist in einigen Wikis die Funktion zum Hochladen von Dateien direkt in den Editor integriert. Es wird zuerst ein Link eingegeben, der auf die hochzuladende Datei verweisen soll, oder eine Stelle im Text festgelegt, an der ein Bild eingebunden werden soll, und dann die entsprechenden Datei hochgeladen. Dadurch entfällt das manuelle Eingeben des Links auf eine Datei und bzw. das Aussuchen der Datei aus einer Liste. Technisch umsetzbar ist es auch, ein Wiki zum Durchsuchen eines vorhandenen Dateisystems, Webverzeichnisses oder Servers zu nutzen oder die Inhalte eines Verzeichnisses automatisch auf einer Wiki-Seite zu verlinken. Damit entfällt das manuelle Hochladen von Dateien.

Die verfügbaren Funktionen sind auf das Notwendige reduziert
Es gibt mittlerweile weit über 200 unterschiedliche Wiki-Tools. Außerdem gibt es zahlreiche Programme und Webdienste, die eine Wiki-Funktionalität integrieren oder vergleichbare Funktionalität anbieten. Das Spektrum reicht dabei von einfachen, überschaubaren Wikis, die sich auf die Grundfunktionalitäten beschränken, bis zu sehr komplexen Anwendungen, die die unterschiedlichsten Funktionen und Anwendungen integrieren. Die Entscheidung, welches Wiki eingesetzt wird, hängt deshalb neben dem Preis und der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit auch von der Menge der benötigten Funktionen ab. Ein Entscheidungsgrundsatz kann sein, alle notwendigen, aber nicht unbedingt alle möglichen Funktionen einzusetzen. Die Stärke der Technologie Wiki liegt in der Reduktion auf die zentralen Funktionen, ohne alle technischen Möglichkeiten zu realisieren.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH – Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26. 08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert.
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr.
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr.
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation. (10.09.2009)
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki. (08.10.2009)

Die einzelnen Blogbeiträge sind auch im Kapitel 6 des Buches “Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis.” erschienen, das im Juli im Verlag Werner Hülsbusch veröffentlicht wurde. Die Veröffentlichung hier im Blog geschieht mit freundlicher Genehmigung des Verlages.  Mehr Infos über das Buch gibt es in meinem Blog oder im Blog des Verlages.

Spätestens seit dem Erfolg der Online-Enzyklopädie Wikipedia haben sich Wikis als moderne und effektive Möglichkeit etabliert, Wissen und Informationen zu konstruieren, zu organisieren und zu teilen. Wikis werden eingesetzt in Schule und Hochschule, in Betrieben, Vereinen und anderen Organisationen, zum Erstellen von Webseiten oder als persönlicher Ideenmanager.

Das Buch Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis nähert sich dem Thema aus theoretischer und konzeptioneller Sicht und leitet konkrete Implikationen für die Praxis ab. In einem ersten Teil werden das Wiki-Prinzip unter funktionalen, psychosozialen und technischen Gesichtspunkten vorgestellt, mögliche Schwierigkeiten und Lösungen aufgezeigt und unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten beschrieben. Das Buch gibt einen Überblick über psychologische und systemische Theorien, die die Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis beschreiben und erklären können. Eingegangen wird auf motivationale und soziale Prozesse, die für die Beteilung an Wikis relevant sind. In einem zweiten Teil des Buches werden Projekte aus der Praxis vorgestellt.

Das Buch wendet sich an Praktiker, die sich über theoretische und konzeptuelle Grundlagen der Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis informieren möchten. Es gibt konkrete Hinweise und Tipps für den effektiven Einsatz von Wikis in unterschiedlichen Kontexten. Der Inhalt wird mit zahlreichen Beispielen aus der Praxis und Abbildungen aufgelockert und verzichtet auf die Beschreibung technischer Details.

Mehr über den Inhalt und Zielsetzung des Buches  in der Einleitung.

Moskaliuk, J. (Hrsg.) (2008) Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis. Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch. 166 S., 22 x 15 cm.
zahlr. Abb., Hardcover, 27,50 €
ISBN 978-3-940317-29-2

Das Buch ist verfügbar im Online-Shop der VWH, oder in allen Online- und Offline-Buchhandlungen.

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More details about our work you can find in the Conference Proceedings. The Paper is available online, too.