Johannes Moskaliuk

Der WissensWert Blog Carnival Nr. 7 ist eine gute Möglichkeit, endlich meine Blogreihe Effektiver Einsatz von Wikis zu vervollständigen. Deshalb heute Teil 6.

Wie in den vorherigen Beiträgen bereits thematisiert wurde, ist ein Wiki nicht losgelöst vom Kontext einer Organisation oder eines Projekts zu sehen. Der Erfolg eines Wikis hängt auch von Faktoren ab, die nicht oder nur indirekt mit dem Wiki als Software-Werkzeug zusammenhängen. Hier spielt der organisationale Rahmen und die Organisationskultur eine wesentliche Rolle. Dabei sind nicht nur formale oder institutionalisierte Organisationen gemeint, auch eine Community wie die Wikipedia ist im weitesten Sinne als Organisation zu bezeichnen, deren Strukturen und Hierarchien das Wiki beeinflussen. Organisationskultur und Wiki beeinflussen sich stets gegenseitig. Schon die Entscheidung, ein partizipatives und offenes Werkzeug zur Zusammenarbeit zu nutzen und allen Mitgliedern weitgehende Bearbeitungsrechte zu erlauben, hat Einfluss auf die Unternehmens- oder Organisationskultur.

Gleichzeitig ist es damit nicht getan: Nur weil ein Werkzeug eingesetzt wird, das potentiell eine gleichberechtigte Kommunikation zwischen den Community- oder Organisationsmitgliedern ermöglicht, verändert sich damit nicht zwangsläufig auch der Umgang mit Wissen und Informationen in einer Organisation. Eine zu starre, restriktive und hierarchische Organisationskultur kann sogar verhindern, dass Mitglieder sich an einem Wiki beteiligen. In den nächsten Abschnitten werden deshalb Aspekte einer Organisationskultur beschrieben, die die effektive Wissenskonstruktion und -kommunikation mit Wikis beeinflussen. Zuerst wird auf die Überzeugung eingegangen, dass die Auseinandersetzung mit den Positionen und Meinungen anderer und die Explikation der eigenen Position den individuellen Wissenszuwachs fördern und zur Bildung von neuem Wissen in der Organisation beitragen. Anschließend werden die Förderung der Selbstbestimmung und die Freiwilligkeit als wesentliche Faktoren beschrieben.

Die Auseinandersetzung mit anderen Positionen wird gefördert
Wesentlich ist, dass die Organisation, in der ein Wiki eingesetzt wird, die Auseinandersetzung mit anderen, auch gegenteiligen Positionen als wertvoll und wichtig ansieht. Sind z.B. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens es gewöhnt, dass von der Leitungsebene detaillierte Verfahrensanweisung oder Handbücher vorgegeben werden, wird es zunächst auf Verwunderung stoßen, wenn sie auf einmal angehalten sind, selbst bei der Entwicklung oder Verbesserung von Verfahren oder Prozessen mitzuwirken. Dabei ist eine Erfolgsvoraussetzung, dass sich die Mitglieder einer Organisation trauen, andere gegensätzliche Meinungen zu vertreten, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen. Gleichzeitig ist es aber zentral für eine gewinnbringende Diskussion innerhalb des Wikis, dass die Meinungen anderer respektiert und berücksichtigt werden. Dazu gehört auch, dass der Einzelne seine eigene Meinung aufgrund der Überzeugungskraft anderer revidieren oder Fehler eingestehen kann, und dass das nicht als Schwäche, sondern als notwendiger Teil eines effektiven Diskurses angesehen wird. Wesentlich ist, dass den Mitgliedern einer Organisation klar wird, dass die Auseinandersetzung mit den Positionen und Meinungen anderer den eigenen Wissenserwerb fördert.

Die Explikation eigener Positionen fördert den eigenen Wissenszuwachs

Das Bereitstellen von Informationen oder Wissen in einem Wiki ist nicht nur für die anderen Nutzer interessant, sondern fördert auch den Wissenszuwachs des schreibenden Mitglieds. Die Externalisierung der eigenen Position kann gleichzeitig eine Hilfe sein, tiefer zu elaborieren, die eigene Position zu durchdenken und damit neues Wissen zu erwerben. Wer gezwungen ist, das eigene Wissen für andere verständlich darzustellen und aufzubereiten, lernt selbst etwas hinzu. Gleichzeitig führt die Verschriftlichung von Informationen dazu, dass Unstimmigkeiten und Widersprüche auffallen, die sonst vielleicht nicht klar geworden wären. Da die ins Wiki eingestellten Informationen permanent verfügbar bleiben und ein Autor sich dessen in der Regel bewusst ist, kann das zu einem genaueren Durchdenken der eigenen Position führen und damit den eigenen Wissenszuwachs fördern. Die Medieneigenschaft der zeitlichen Permanenz kann zu qualitativ hochwertigeren Beiträgen führen.

Da die Verschriftlichung und Explikation eigener Positionen und des eigenen Wissens zeitaufwändig ist, ist es hilfreich, wenn Führungskräfte und Verantwortliche innerhalb einer Organisation den Wert der Verschriftlichung und Externalisierung von Wissen für den Autor selber, andere Mitglieder und die Organisation insgesamt betonen. Die Organisationskultur muss den Aufwand, der mit einer Externalisierung der eigenen Position verbunden ist als wichtig und notwendig rechtfertigen. Es sollte klar sein, dass die Organisation am Wissen der eigenen Mitglieder interessiert ist und deren Vielfalt anerkennt. Dazu gehört auch, dass die Beteiligung am Wiki als Teil der Aufgaben der Mitglieder einer Organisation definiert wird. Was auf den ersten Blick der Forderung nach der Freiwilligkeit und Offenheit in Bezug auf die Beteiligung am Wiki widerspricht, ist ein ganz wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Integration eines Wikis in Struktur und Kultur einer Organisation. Gerade wenn es um das Wissensmanagement mit Wikis geht, muss klar sein, dass es für die Organisation bzw. die anderen Mitglieder der Organisation zu den zentralen Pflichten gehört, Wissen zu teilen und zu externalisieren sowie langfristig verfügbar zu machen. Daraus ergibt sich dann zwangsläufig, dass dafür genügend Arbeitszeit zur Verfügung stehen muss, die Mitarbeit am Wiki also nicht „Privatvergnügen“ oder lästige Pflicht am Rande ist, sondern ihren Platz im täglichen Arbeitsablauf hat.

Neben der oben beschriebenen zeitlichen Permanenz der Beiträge, die eine Steigerung der Qualität der einzelnen Beiträge forcieren kann, kann auch die Öffentlichkeit der Beiträge, zumindest organisationsintern, den Wert der eigenen Arbeit steigern. Während z.B. Projektabschlussberichte oder Dokumentationen oft nur für den Projektpartner oder Kunden erstellt werden und dann „in der Schublade“ verschwinden, sind Inhalte im Wiki langfristig verfügbar und können von einer großen Zahl interessierte Nutzer abgerufen werden, auch von solchen, die der Autor bei der Erstellung von Inhalten nicht primär adressieren wollte. Dadurch vergrößert sich die potenzielle Leserschaft, die von den Inhalten eines Beitrages profitieren kann, was wiederum positive Auswirkungen auf die Motivation der Nutzer haben kann, sich zu beteiligen.

Die Organisationskultur fördert Selbstbestimmung und Freiwilligkeit

Das Bedürfnis nach Selbstbestimmung kann als „von innen“ kommendes Bedürfnis beschrieben werden. Die Mitarbeit an einem Wiki geschieht idealerweise aufgrund von intrinsischer Motivation, die Mitglieder arbeiten freiwillig und selbstbestimmt an dem Wiki mit. Dabei wird die intrinsische Motivation durch die Wikiprinzipien gefördert: Die Nutzer können die Texte des Wikis verändern, Neues hinzufügen oder Links setzten. Gleichzeitig kann die Organisationskultur diese Prinzipien unterstützen und so die intrinsische Motivation der Mitglieder fördern, sich an einem Wiki zu beteiligen. Eine ganze Reihe von Möglichkeiten ergibt sich aus den vorherigen Abschnitten. So ist es zum Beispiel ein klares Signal und ein Hinweis auf die gelebte Organisationskultur, wenn die Mitarbeiter in die Konzeption des Wikis mit einbezogen werden und der Einsatz des Wikis nicht top down von oben vorgeschrieben wird, sondern bottom up von der Basis mit getragen wird. Auch eine Strukturierung des Wikis, die Raum für Weiterentwicklung und eigene Ideen lässt, unterstützt die intrinsische Motivation, sich einzubringen und macht klar, dass die Organisation die Verantwortung für Inhalte und Struktur in die Hände der Mitglieder gibt. Dazu gehört auch, dass es den Mitgliedern selbst überlassen bleibt, wann und in welchem Umfang, sie an einem Wiki arbeiten. Auch die Wahl der Themen, an denen sich die Mitglieder beteiligen möchten, sollte möglichst der Entscheidung des Einzelnen überlassen sein. Das schließt nicht aus, dass grundsätzlich die Mitarbeit an einem Wiki als Arbeitsaufgabe definiert und z.B. das Bereitstellen des eigenen Wissens für die anderen Mitglieder der Organisation erwartet wird.

Auch die weiter oben beschriebene Gestaltung flacher und flexibler Hierarchien und die damit verbundenen weitgehenden Benutzerrechte für die Mitglieder im Wiki betreffen letztlich die Organisationskultur: Ist es innerhalb einer Organisation gewünscht, dass die Mitglieder direkt und ohne Rücksicht auf hierarchische Unterschiede miteinander kommunizieren und Wissen austauschen? Klassische Intranetseiten eines Unternehmens werden oft von zentraler Stelle verwaltet, Inhalte werden in einem definierten Content Life Cycle freigegeben oder sind nur für bestimmte Nutzergruppen einsehbar. Untere Hierarchieebenen informieren obere Ebenen über Berichte und Protokolle, umgekehrt findet kein Informationsfluss statt. Hier hat der Einsatz von Wikis unter Umständen gravierende Auswirkungen und muss gewollt und unterstützt werden. Die bloße Installation eines Wikis und die Vorgabe, dieses System jetzt für das Wissensmanagement einzusetzen, reichen hier nicht aus. Eine gefestigte Unternehmenskultur und festgefahrene Verhaltensweisen lassen sich nicht von einem Tag auf den anderen aufbrechen, die sorgfältige Planung von begleitenden Organisationsentwicklungsmaßnahmen ist empfehlenswert. Auch wenn Veränderungen hier auch von „innen heraus“ möglich sind, können externe Berater und Supervisoren ein umfangreiches Veränderungsmanagement enorm unterstützen.

Es ist nicht hilfreich, zu starke externale oder gar monetäre Anreize für die Beteiligung an einem Wiki einzusetzen, um den Nutzenfaktor positiv zu beeinflussen. Ansätze, das Erstellen von Inhalten zum Beispiel mit Punkten zu belohnen, die später als Gehaltszuschläge oder andere geldwerte Vorteile ausbezahlt werden, sind in den seltensten Fällen von Erfolg gekrönt. Vielmehr sind zwei Probleme zu beobachten: Zum einen steigt eher die Quantität, als die Quanlität der Beiträge. Zum anderen kann die Beteiligung schlagartig einbrechen, wenn externalen Anreize wegfallen. Die Möglichkeit, Anreize zu schaffen, die den Abruf einer Information durch einen anderen Nutzer belohnen oder die Belohnung von der Bewertung der Qualität durch die anderen Nutzer abhängig zu machen, trägt zwar zur Erhöhung der Qualität bei, wird aber langfristig nicht von Erfolg gekrönt sein. Im schlimmsten Fall führt das zu einem Absinken der intrinsischen Motivation, dem Verlust von Interesse oder Spaß an der Mitarbeit am Wiki und infolgedessen zu einer sinkenden Beteiligung.

Die einzelnen Blogbeiträge sind auch im Kapitel 6 des Buches “Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis.” erschienen, das im Juli 2008 im Verlag Werner Hülsbusch veröffentlicht wurde. Die Veröffentlichung hier im Blog geschieht mit freundlicher Genehmigung des Verlages. Mehr Infos über das Buch gibt es in meinem Blog oder im Blog des Verlages.