Effektiver Einsatz von Wikis: Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert

Dieser Blogeintrag ist Teil der Blogreihe “Effektiver Einsatz von Wikis“.

Zentraler Erfolgsfaktor ist die Integration des Wikis in die Abläufe und Strukturen einer Organisation. Sowohl aus Nutzersicht als auch aus Sicht einer Organisation ist der Einsatz eines Wikis nur dann sinnvoll, wenn Arbeitsabläufe beschleunigt werden, die Kommunikation unter den Mitarbeitern und das Wissensmanagement effizienter werden und sich langfristig eine Erleichterung oder Effizienzsteigerung der Arbeit ergibt. Das Wiki muss einerseits zu den von einer Organisation vorgegebenen strukturellen Anforderungen an Inhalte und Arbeitsabläufe passen, sich aber auch in die individuelle Arbeitsorganisation oder die Arbeitsgewohnheiten eines Nutzers einpassen lassen.

Das Wiki fördert flache und flexible Hierarchien
Auch wenn es technisch möglich ist, mit detaillierten Benutzerrechten, die Lese- und Schreibrechte für einzelne Seiten festlegen, die hierarchische Struktur eines Unternehmens abzubilden, hat das unter Umständen erhebliche Auswirkungen auf die Motivation der Nutzer, sich an einem Wiki zu beteiligen. Ein nicht gleichberechtigter Zugang zu Wissen und Informationen innerhalb von Organisationen führt zu einem Ungleichwicht, bei dem sich Nutzer auf niedrigeren Hierachieebenen als ausgenutzt empfinden können. Wenn z. B. ein Nutzer einer unteren Hierarchieebene zwar Informationen in das Wiki eingibt, also sein Wissen teilt, im Gegenzug aber keinen Zugriff auf Wissen von Nutzern höherer Hierarchieebenen hat, wird sich das langfristig negativ auf die Qualität und Quantität der Beiträge auswirken.
Die Betonung der Hierarchie kann zu einer Verzerrung der Bewertung von Informationen führen: Eine Information, die von einem Vorgesetzten ins Wiki eingegeben wird, wird eventuell als wichtiger oder richtiger bewertet als die Information eines Kollegen. Das kann dazu führen, dass Informationen, die zwar wichtig und richtig sind, aber von einem Mitarbeiter mit niedrigerem Status beigetragen wurden, von der Community in geringerem Maße wahrgenommen werden. So kann die Entwicklung von neuem Wissen verhindert werden. Idealerweise ist deshalb der Beitrag eines einzelnen Nutzers zwar identifizierbar (siehe nächster Abschnitt), Statusunterschiede werden aber nicht betont. Liegt der Fokus des Wikis stärker auf dem kollaborativ erstellen Produkt als auf den einzelnen Wissenseinheiten, wird Wissensemergenz gefördert.

Das Wiki vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe
Die Integration eines Workflows oder hierarchisierter Arbeitsabläufe in ein Wiki ist schwer möglich. Idealerweise werden also möglichst einfache Workflows erstellt bzw. nichthierachische Arbeitsabläufe umgesetzt. Für die Implementation umfangreicherer Workflows, bei dem unterschiedliche Hierachieebenen Entscheidungen treffen müssen, muss ein Wiki um Funktionen ergänzt werden – oder es müssen zusätzliche Tools eingesetzt werden. Dadurch wird die Bedienung des Wikis unnötig kompliziert, was möglichst vermieden werden sollte. Vielmehr liegt in der Beschränkung auf die wesentlichen Funktionen die Chance, bei der genauen Analyse vorhandener Arbeitsabläufe Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Damit kann der konsequente Einsatz eines Wikis als zentrales Tool Arbeitsabläufe vereinfachen und damit in vielen Fällen zu einer Beschleunigung beitragen.

Wichtig ist außerdem, dass ein Wiki nicht zusätzlich zu bestehenden Tools eingesetzt wird und damit letztlich zu einer Mehrbelastung der Nutzer führt. Vielmehr sollte ein Wiki vorhandene Softwarelösungen und Prozesse ablösen. Bestehende Inhalte aus anderen Tools oder Datenbanken sollten wenn möglich übernommen werden. Damit wird die Akzeptanz des Wikis bei den Nutzern (z. B. den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Firma) gesteigert. Außerdem werden durch die Beschleunigung von Prozessen und die Reduktion von Werkzeugen Zeit und Kosten gespart.

Kontinuierliche Weiterentwicklung
Durch die Möglichkeit, Wikis einfach und kostengünstig zu betreiben, ist es möglich, die Nutzer schon in einer frühen Phase der technischen Entwicklung einzubeziehen. Das betrifft sowohl die Neuentwicklung einer Wiki-Software als auch die Auswahl, Anpassung und Implementation vorhandener Werkzeuge. So ist es problemlos möglich, innerhalb eines Projekts, einer Abteilung oder Arbeitsgruppe in einem Pilotprojekt den Einsatz eines Wikis zu testen und Erfahrungen zu sammeln. Damit ist allerdings auch eine Gefahr verbunden. Durch den dauerhaften Beta-Status einer Software ist der Nutzer immer wieder mit technischen Fehlern konfrontiert, was zu einer rapiden Abnahme der Akzeptanz eines Werkzeugs führen kann. Hier muss sorgfältig abgewogen werden, in welchem Entwicklungsstadium (sowohl konzeptionell als auch technisch) eine größere Zahl von Nutzern einbezogen werden soll. Spätestens, wenn ein System produktiv eingesetzt wird, muss zumindest sichergestellt sein, dass die im Wiki eingegebenen Daten dauerhaft verfügbar sind und gesichert werden. Erleben Nutzer den Verlust wichtiger Daten oder den ständigen Ausfall eines Systems, führt das zu einem rapiden Abfall der Akzeptanz. Gleichzeitig muss beim Einsatz von Wikis klar sein, dass die bloße Bereitstellung der technischen Möglichkeiten auch bei einem Pilotprojekt kaum ausreichen wird. Die konzeptionelle Planung, wie das Wiki eingesetzt werden soll, sowie eine Schulung der Nutzer sind weiterere zentrale Erfolgsfaktoren. Dieser Aspekt wird in einem der nächsten Beiträge thematisiert werden.

Für den größten Teil der verfügbaren Wiki-Software ist die einfache Skalierbarkeit ein weiteres Argument für die flexible Anwendung. Das gilt zum einen für die technischen Aspekte: Die für den Betrieb notwendigen Ressourcen steigen bei einer wachsenden Nutzer- und Seitenanzahl nicht überproportional an und können leicht angepasst werden. Aber auch konzeptionell eignet sich ein Wiki sowohl für die Zusammenarbeit kleiner Teams als auch für die Organisation großer Datenbestände und einer großen Anzahl von Mitgliedern (wie zum Beispiel bei der Online-Enzyklopädie Wikipedia). So kann ein Wiki mit der Anzahl der beteiligten Mitglieder und der Menge der Daten „mitwachsen“ und flexibel den Anforderungen angepasst werden.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH - Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26.08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert. (02.09.2008)
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr. (23.09.2008)
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr. (21.10.2008)
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.