Effektiver Einsatz von Wikis: Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden

Dieser Blogeintrag ist Teil der Blogreihe “Effektiver Einsatz von Wikis“.

Zentral ist die einfache und intuitive Bedienung der Wiki-Software: Eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Software steigert die Motivation der Nutzer und ist damit wesentliches Kriterium für den Erfolg. Einige Kriterien wie z. B. die sinnvolle Anordnung der Navigations- und Bedienelemente auf einer Seite, die Verwendung von verständlichen Icons oder Grafiken und die gute optische Leserlichkeit der Texte gelten dabei für Wikis genauso wie für andere Webseiten oder Softwareprodukte. Bei Wikis ist neben der Benutzerfreundlichkeit auf Seiten der Rezipienten auch die Benutzerfreundlichkeit für die Produzenten zentral – also beim Editieren von Text, dem Verlinken einzelner Seiten und dem Hochladen von Bildern oder anderen Dokumenten.

Die Edit-Funktion ist leicht zugänglich
Der Edit-Button oder -Link, mit dem das Formular zum Bearbeiten des Textes aufgerufen wird, sollte an prominenter Stelle zu finden sein und visuell vom eigentlichen Text und der Navigationsstruktur getrennt sein. Klassischerweise ist der Edit-Button oberhalb des Textes zu finden. Hilfreich kann es sein, ihn oberhalb und unterhalb des Textes anzuzeigen, um auch nach dem Scrollen längerer Texte einfach die Edit-Funktion aufrufen zu können. Auch das automatische Anlegen von einzelnen Abschnitten, die getrennt voneinander editiert werden können, kann hilfreich sein und die Benutzerfreundlichkeit steigern.

Der Editor erleichtert die Strukturierung von Formatierungen des Wiki-Textes
Die Formatierung und Strukturierung von Wiki-Text mithilfe von Tags ist zwar schnell zu erlernen, kann aber gerade für unerfahrene Anwender eine Hemmschwelle sein. Die meisten Wikis erleichtern deshalb die Eingabe der Tags über grafische Buttons, mit denen die Tags automatisch erstellt werden. Dazu wird die entsprechende Textstelle markiert und nach einem Klicken des Buttons der öffnende und schließende Tag erstellt. Die einzelnen Tags müssen also nicht vorab gelernt oder in einer Hilfefunktion bereitgestellt werden, sondern sind einfach verfügbar. Allerdings ist der Wiki-Text innerhalb des Edit-Formulars damit vor allem bei längeren Texten schwer lesbar. Außerdem können geringfügige manuelle Änderungen – wie das Löschen eines Zeichens – die Darstellung ungewollt verändern. Der Einsatz eines WYSIWYG-Editors kann deshalb die Benutzerfreundlichkeit erhöhen. Bei einem WYSIWYG-Editor wird der Text während der Bearbeitung im Edit-Fenster so dargestellt, wie er später auf der Wiki-Seite auch aussieht. Durch die Ähnlichkeit zu bekannten Textverarbeitungs-Tools wird neuen oder unerfahrenen Nutzern die Einarbeitung erleichtert. Sichergestellt werden muss allerdings die Kompatibilität des Editors mit unterschiedlichen Browsern und dessen intuitive Bedienbarkeit.

Links auf andere Seite des Wikis können einfach gesetzt werden
Zur Benutzerfreundlichkeit gehört auch die Möglichkeit, einfach Links auf andere Seiten des Wikis erstellen zu können. In den meisten Wikis werden dazu spezielle Wiki-Links verwendet. Je nach verwendeter Wiki-Software wird der Name der Wiki-Seite, auf die verlinkt werden soll, in eckige Klammern gesetzt oder der Name der neuen Seite in CamelCase-Notation eingegeben. So ist es möglich, auch auf Seiten zu verlinken, die noch gar nicht existieren. Allerdings muss beim Erstellen von Wiki-Links der Name der Seite, auf die verlinkt werden soll, exakt eingegeben werden. Gerade bei längeren Seitennamen oder bei Seiten, bei denen unterschiedliche Schreibweisen denkbar sind, kann es so leicht passieren, dass auf eine andere als die beabsichtigte Seite verlinkt wird oder es dem Nutzer schwer fällt, sich den Namen der Seite zu merken, auf die er verlinken möchte. Außerdem kann es so vorkommen, dass Seiten mit unterschiedlichen Schreibweisen doppelt angelegt werden oder umbenannte Seiten nicht mehr gefunden werden.
Ein Ansatz ist es, zusätzlich zum Setzen von Wiki-Links durch die Eingabe des Namens der Seite, auf die verlinkt werden soll, eine Dropdown-Liste mit den Seiten eines Wikis anzubieten, aus denen der Nutzer auswählen kann. Damit wird es dem Nutzer erleichtert, die entsprechende Seite auszuwählen, auf die verlinkt werden soll. Bei einer großen Anzahl von Seiten in einem Wiki wird eine Dropdown-Liste allerdings schnell unübersichtlich. Eine andere Möglichkeit ist es deshalb, dem Nutzer beim Eintippen des Namens einer Seite, auf die verlinkt werden soll, Vorschläge von existierenden Seiten innerhalb des Wikis zu machen. Eine Lösungsmöglichkeit für doppelt angelegte Seiten sind automatische Weiterleitungen, um von einer Seite in einer bestimmten Schreibweise auf eine andere Seite mit gleicher Bedeutung, aber anderer Schreibweise, weiterzuleiten. So kann das Auffinden von Informationen innerhalb des Wikis ermöglicht werden, ohne vorhandene Links verändern zu müssen. Allerdings müssen Weiterleitungen meist im Nachhinein aufwendig von Hand angelegt werden oder sind bei automatischer Erstellung zum Teil fehlerhaft.

Das Hochladen und Einbinden von Dateien ist leicht möglich
Je nach Zielsetzung und Einsatzbereich eines Wikis müssen Dateien in unterschiedlichen Formaten eingebunden werden. Neben Bildern und multime-dialen Elementen werden vor allem Textdokumente, Präsentationen oder Tabellen im Wiki bereitgestellt und ausgetauscht. Wenn für den Einsatz des Wikis die Möglichkeit zum Hochladen und Einbinden von Dateien erforderlich ist, sollte auch die Benutzerfreundlichkeit dieser Funktionalität berücksichtigt werden. Bei vielen Wikis muss die Datei, die eingebunden werden soll, zuerst hochgeladen werden. Dazu wird in der Regel ein Formular bereitgestellt, in dem der Titel der Datei sowie eine kurze Beschreibung und ggf. noch Metatags wie beschreibende Schlagwörter oder das Erstellungsdatum eingegeben werden. In einem zweiten Schritt wird die Datei dann auf der entsprechenden Wiki-Seite mit einem Link eingebunden. Dazu muss der Nutzer Namen und bei einer hierarchischen Speicherstruktur auch den Speicherort kennen oder die Datei aus einer Liste auswählen. Deshalb ist in einigen Wikis die Funktion zum Hochladen von Dateien direkt in den Editor integriert. Es wird zuerst ein Link eingegeben, der auf die hochzuladende Datei verweisen soll, oder eine Stelle im Text festgelegt, an der ein Bild eingebunden werden soll, und dann die entsprechenden Datei hochgeladen. Dadurch entfällt das manuelle Eingeben des Links auf eine Datei und bzw. das Aussuchen der Datei aus einer Liste. Technisch umsetzbar ist es auch, ein Wiki zum Durchsuchen eines vorhandenen Dateisystems, Webverzeichnisses oder Servers zu nutzen oder die Inhalte eines Verzeichnisses automatisch auf einer Wiki-Seite zu verlinken. Damit entfällt das manuelle Hochladen von Dateien.

Die verfügbaren Funktionen sind auf das Notwendige reduziert
Es gibt mittlerweile weit über 200 unterschiedliche Wiki-Tools. Außerdem gibt es zahlreiche Programme und Webdienste, die eine Wiki-Funktionalität integrieren oder vergleichbare Funktionalität anbieten. Das Spektrum reicht dabei von einfachen, überschaubaren Wikis, die sich auf die Grundfunktionalitäten beschränken, bis zu sehr komplexen Anwendungen, die die unterschiedlichsten Funktionen und Anwendungen integrieren. Die Entscheidung, welches Wiki eingesetzt wird, hängt deshalb neben dem Preis und der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit auch von der Menge der benötigten Funktionen ab. Ein Entscheidungsgrundsatz kann sein, alle notwendigen, aber nicht unbedingt alle möglichen Funktionen einzusetzen. Die Stärke der Technologie Wiki liegt in der Reduktion auf die zentralen Funktionen, ohne alle technischen Möglichkeiten zu realisieren.

Dieser Blogbeitrag ist leicht gekürzt mit freundlicher Genehmigung des VWH – Verlages der folgenden Publikation entnommen: Moskaliuk, J. (2008). Effektiver Einsatz von Wikis. In J. Moskaliuk (Ed.), Konstruktion und Kommunikation von Wissen mit Wikis (pp. 83-112). Boizenburg: Verlag Werner Hülsbusch.

Beiträge der Blogreihe:

1. Das Wiki kann einfach und intuitiv genutzt werden. (21.08.2008)
2. Die Struktur des Wikis fördert die Konstruktion von Wissen. (26. 08.2008)
3. Das Wiki ist in die Abläufe und Struktur der Organisation integriert.
4. Der Nutzer nimmt sich als Teil der Community wahr.
5. Der Nutzer nimmt sich als wichtiges Mitglied der Community wahr.
6. Die Organisationskultur fördert Offenheit und Partizipation.
7. Der Nutzer profitiert von der Beteiligung am Wiki.